Slik får du bedre tid....

Se hva du kan gjøre:

1. «I dag har jeg brukt tida mi godt»

Dette enkle utsagnet er en fin temperaturmåler på hvordan dagen har vært, og på hvor stresset du er eller ikke er. Så enkelt, så vanskelig. Syretesten: Hvor mange slike dager gir du deg selv? Test utsagnet hver eneste kveld, sju dager i uka: Kjenn etter om tiden er brukt rett.

2. Gjør best mulig før mest mulig

Velg hvilke to-tre oppgaver som har størst verdi når dagen går i gang. Prioriter dem.

3. Prioriter

Spør deg selv: Hva får størst konsekvens dersom jeg ikke gjør dette? Skriv setningen på en lapp, så du ikke glemmer det. Om du trener det inn, blir prioritering enkelt. At vi forveksler presserende med viktig er vår største prioriteringsfeil. Alt haster, og vi klarer ikke å skille mellom det som må gjøres, bør gjøres og hva som ikke trenger å gjøres. Så snart vi er trygge på hva vi vil og verdiene vi setter høyest, gjelder det å lære seg forskjellen på presserende og viktig.

4. Rydd i gamle vaner

Skal du få vesentlig mer tid i hverdagen, må du slutte å gjøre noe av det du gjør nå. For en måned, ett år, eller for alltid. Hvilke oppgaver, hobbyer eller venner bruker du tid på, som ikke lenger gir mening, energi eller glede? Vi starter med nye aktiviteter og får nye venner etter som åra går. Men hvor ofte rydder vi opp i gamle vaner?

5. Bestem i forkant

Ting tar den tida vi gir det. Bestem deg i forkant for hvor mye tid du skal la et møte, en telefonsamtale, en arbeidsaktivitet eller en vennekveld skal ta.

6. Ta korte økter

Vi sliter med å konsenterere oss. Å jobbe uavbrutt to- til tredobler effektiviteten. Forsøk et minimum på to korte, uavbrutte arbeidsøkter per dag, så frigjør du mye av egen tid og kapasitet.

7. Sett tydelige premisser

Skap situasjoner hver dag hvor digitalt eller analogt liv får full oppmerksomhet. Gi
gjerne omgivelsene beskjed om premissene. Du vil oppleves som mer til stede og sannsynligvis øke kvaliteten på egen kommunikasjon og arbeidsoppgaver. Mange av oss svarer fort-løpende på e-post, sms, telefonsamtaler og meldinger på sosiale medier. Vi glemmer at vi samtidig oppdrar omgivelsene til å forvente raske svar og døgndrift. Bestem deg for å svare alle mail innen for eksempel en arbeidsdag, eller å sjekke mail bare tre ganger om dagen.

8. Ta bedre pauser

Vi tar altfor mange dårlige pauser og er ikke så opptatt av pausekvaliteten. Pausen har makt: Den styrer langt på vei hva din neste aktivitet blir, ditt energinivå og din yteevne.

9. Lær å håndtere avbrytelser

Det mest irriterende, og samtidig verdens beste unnskyldning for å ikke levere eller møte opp i tide: Vi ble avbrutt. Tren på å be avbryteren om litt tid, at du har noe som må fullføres før dere snakkes.

10. Sett deg tidsbestemte mål

For å endre vaner må vi trene, det gjelder også tidsbruk. Sett deg tidsbestemte, realistiske mål. Gi deg selv tre-fem uker, med en tidsfrist og en premie. Og unngå mer enn to-tre mål samtidig, slik at det blir mulig å gjennomføre. Et mål kan for eksempel være å jobbe uavbrutt et par ganger per dag. Minst to økter på 20 minutter er gjennomførbart. Har du gjort dette i tre uker, har du mest sannsynlig blitt «avhengig» av å jobbe uavbrutt et par ganger om dagen.

11. Snakk i presens

Mennesker som tenker og snakker i presens oppnår flere mål. De oppnår målene sine raskere, og får bedre resultater enn mennesker som «skal» og «vil». Nåtid oppleves som fakta, mens fremtidssnakk oppleves som et ønske, men med forbehold. «Jeg vil begynne å trene. Jeg skal få gjort det. Neste uke skal vi gå i gang med... Jeg skal bli flinkere til å...» «Skal» og «vil» sier ingenting om sannsynlighet for at noe kommer til å skje.

12. Gi deg selv pusterom

Vi blir stressa av krav vi stiller til oss selv og omgivelsenes krav. Det handler om grenser. Du kan ikke gjøre alle til lags. «Vi må snart ta en kaffe» sier vi når vi møter en bekjent på butikken, selv om vi vet det ikke blir noe av. I stedet for å våge å si «jeg har kjempelyst, men akkurat nå er det vanskelig å ta seg tid til sånt». Da gir du deg selv pusterom, og slipper å gi den andre falske forhåpninger.

13. Vit at vi er tidsoptimister

Ting tar to-tre ganger så lang tid som vi tror. Nøkkelen er å legge inn tidsbuffere, uforutsette ting kan skje, for eksempel sykt barn eller en ny deadline. Regn med forsinkelser.

Kilde: Cecilie Thunem-Saanum

Få tingene gjort:

14. Start med språket

Språk spiller en stor rolle for vår mentale tilstand. Jo flere ganger vi sier det samme
til oss selv, jo mer tror vi på det og blir
påvirket. Om du gjentatte ganger forteller deg selv at du må ta deg sammen, at du bør eller
skal løse noe, så fokuserer hjernen på «ta deg sammen», «bør», «skal». Det virker ikke
motiverende. Hjernen jobber best med
ord som «vil gjerne», «har lyst til», «gleder
meg til».

15. Bryt ned i mindre deler

Mange går i stå overfor en omfangsrik eller langsiktig oppgave. Nedbrytningstrikset er et godt verktøy. Spør deg selv: «Hvilken liten del kan jeg starte med?»

16. Start med det letteste

For noen er det en god idé å starte med de lette eller morsomme oppgavene. Da får du kjapt gjort noe og begynner å føle deg effektiv.
Den positive spiralen virker som en katalysator,
og gir energi til å gjøre det du ellers ville
utsatt.

17. Start med det vanskeligste

Det høres selvmotsigende ut. Men noen kommer faktisk ikke videre fra de lette oppgavene. Hele dagen kan gå, og de er enda ikke startet med det de egentlig skulle. Det er viktig å være ærlig med seg selv. Bruker du de lette eller morsomme oppgavene som utsettelse? Da skal du vente med dem som belønning, etter andre gjøremål. Fordelen er at du resten av dagen slipper å kaste bort tiden og dårlig samvittighet. Den kan bare bli bra!

18. Involver omgivelsene

Det er lettere å bryte en avtale med seg selv enn med andre. Har du forpliktet deg til andre er konsekvensene ved å bryte en deadline større. Kanskje også pinlig. Denne strategien benytter mange seg av når de skal ut på trening. Har du en løpemakker som står og venter, er det ingen unnskyldning. Avtal med kollegaen at hun får rapporten din klar innen tirsdag klokka ti.

19. Skift miljø

Mange miljøer er uinspirerende og demotiverende med kjedelige vegger og dårlig inneklima. Kan du henge opp bilder, sette fram potteplanter eller bare rydde så fokuset ikke blir forstyrret av rot? Kanskje kan du fysisk skifte arbeidsmiljø for en stund? Et miljøskifte ofte mer effektivt enn å bli sittende og forsøke å tvinge de geniale tankene fram. Sett deg i kantina eller gå en liten tur ut.

20. Finn årsaken

Årsaken til at du bruker tid og energi på å utsette er nøkkelen til å redusere eller fjerne utsettelsesatferden. Nesten gang du tar deg selv i å utsette, tenk over: Hvorfor gjør jeg det, og hva
får jeg ut av det? Tenk over hvilke strategier som vil virke for deg. Velg ut et par av metodene fra rådene over og prøv dem ut neste gang. Da er du allerede godt i gang med å redusere tidssløsingen og innarbeide nye og hensiktmessige arbeidsrutiner.

21. Nødvendige ritualer

Noen ganger er utsettelser nødvendige, til en pause eller til å få overblikk. De kan også være et nødvendig ritual, som trengs for å komme i gang: Lage kaffe eller svare på mailer først, så de er ute
av verden. De kan kategoriseres som utsettelseshandlinger, men ikke hvis de hindret deg fra å komme i gang. I noen tilfeller er de forberedelser som forebygger seinere avbrytelser.

Kilde: Trine Kolding.